Por qué necesitas un sistema de ausencias
En una empresa pequeña, cada ausencia se nota. Cuando alguien falta y no queda registro claro de por qué, cuándo ni cuántos días, surgen los problemas: turnos desorganizados, carga de trabajo mal repartida y, a veces, conflictos entre compañeros.
Tener un sistema claro para gestionar ausencias no es burocracia: es la diferencia entre improvisar cada vez que alguien falta y tener todo bajo control.
Tipos de ausencias en España
No todas las ausencias son iguales. Es importante distinguirlas porque cada una tiene un tratamiento legal diferente.
| Tipo de ausencia | Duración habitual | ¿Retribuida? |
|---|---|---|
| Vacaciones | 22-30 días laborables/año | Sí |
| Baja por enfermedad (IT) | Variable | Sí (con prestación) |
| Permiso por fallecimiento familiar | 2-4 días | Sí |
| Permiso por matrimonio | 15 días naturales | Sí |
| Permiso por mudanza | 1 día | Sí |
| Permiso por nacimiento/adopción | 16 semanas | Sí (prestación SS) |
| Ausencia injustificada | — | No |
| Permiso sin sueldo | Según acuerdo | No |
Permisos retribuidos (artículo 37.3 ET): Los empleados tienen derecho a ausentarse del trabajo con sueldo por causas específicas como matrimonio, nacimiento de hijo, fallecimiento de familiar, mudanza o deber público. No puedes negarlos si el empleado los solicita correctamente.
La baja por enfermedad: lo que debes saber
La incapacidad temporal (IT) es la ausencia más frecuente y la que más dudas genera entre los responsables de empresa.
Quién paga y cuándo
- Días 1-3: la empresa no paga (salvo que el convenio diga lo contrario).
- Días 4-15: la empresa paga el 60% de la base reguladora.
- Día 16 en adelante: la Seguridad Social paga (mediante pago delegado a través de la empresa).
Lo que puedes y no puedes hacer
- No puedes pedir al empleado que diga su diagnóstico. Tiene derecho a privacidad médica.
- No puedes descontar días de vacaciones por una baja.
- No puedes despedir a alguien por estar de baja (sería nulo salvo causas objetivas probadas).
- Sí puedes solicitar los partes de confirmación de baja a su debido tiempo.
- Sí puedes contratar a un sustituto temporal.
Cómo organizar el control de ausencias
1. Centraliza la información
El error más común es repartir la gestión entre emails, WhatsApp y notas en papel. Necesitas un lugar único donde quede registrada cada ausencia: quién, cuándo, por qué y si está aprobada.
2. Usa un calendario visual
Un calendario compartido donde todo el equipo vea quién está fuera y cuándo evita el 90% de los problemas de coordinación. No hace falta que muestre el motivo (protección de datos), solo que la persona no estará disponible.
3. Establece un flujo de aprobación
Define quién aprueba cada tipo de ausencia y en qué plazo. Para una PYME, suele ser el responsable directo o el propio gerente. Lo importante es que el proceso sea claro:
- El empleado solicita la ausencia indicando tipo y fechas
- El responsable la aprueba o rechaza en un plazo definido (48h, por ejemplo)
- La ausencia queda registrada y visible en el calendario
Consejo: Establece una política de solicitud con antelación mínima. Por ejemplo, vacaciones con 15 días de antelación, permisos retribuidos con 7 días (salvo urgencias). Ponlo por escrito para evitar malentendidos.
4. Controla el saldo de vacaciones
Cada empleado debe poder ver cuántos días de vacaciones le quedan sin tener que preguntarte. Esto reduce consultas innecesarias y conflictos de última hora.
Documentación y protección de datos
Qué debes conservar
- Registros de todas las ausencias (tipo, fechas, aprobación)
- Partes de baja y alta médica
- Solicitudes de permisos retribuidos
Qué no debes almacenar
- Diagnósticos médicos (el parte de baja no incluye diagnóstico para la empresa)
- Motivos personales detallados de permisos
- Información médica que el empleado haya compartido verbalmente
Protección de datos (RGPD/LOPDGDD): Los datos de salud son especialmente protegidos. Solo debes conservar lo estrictamente necesario para la gestión laboral. Si un empleado te cuenta su diagnóstico voluntariamente, esa información no debe quedar registrada en ningún sistema.
Conclusión
Gestionar ausencias correctamente no requiere un departamento de RRHH. Requiere un sistema claro, un calendario visible y un flujo de aprobación definido. Con eso, una PYME puede manejar vacaciones, bajas y permisos sin complicaciones.
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