Lo que dice la ley sobre las horas extra
Las horas extraordinarias son las que se trabajan por encima de la jornada ordinaria pactada en el contrato o convenio colectivo. El Estatuto de los Trabajadores (artículo 35) establece un marco claro, pero muchas empresas lo desconocen o lo aplican mal.
Y aquí está el problema: las horas extra mal gestionadas son una de las principales fuentes de conflictos laborales y sanciones por parte de la Inspección de Trabajo.
Los límites que no puedes superar
| Concepto | Límite |
|---|---|
| Máximo de horas extra al año | 80 horas por trabajador |
| Horas extra por fuerza mayor | Sin límite (pero deben justificarse) |
| Menores de 18 años | Prohibidas |
| Trabajadores a tiempo parcial | Prohibidas (solo horas complementarias pactadas) |
| Trabajadores nocturnos | Prohibidas |
El máximo de 80 horas extra anuales es por trabajador, no por empresa. Y ojo: se cuentan las realizadas, no las compensadas con descanso. Si un empleado ya ha hecho 80 horas extra y las ha compensado con días libres, no puede hacer más horas extra ese año. La única excepción son las de fuerza mayor (incendio, inundación, emergencias).
Cómo se compensan las horas extra
Aquí es donde muchas PYMES se confunden. La ley ofrece dos opciones:
Opción 1: Pago económico
Las horas extra se pagan con un recargo sobre la hora ordinaria. El convenio colectivo puede fijar el porcentaje, pero nunca por debajo del valor de la hora ordinaria. Es decir, como mínimo se pagan igual que una hora normal.
Opción 2: Compensación con descanso
Se cambian las horas extra por tiempo de descanso equivalente. Esta es la opción que eligen muchas PYMES porque no supone coste adicional. Pero tiene una condición importante: el descanso debe disfrutarse en los 4 meses siguientes a la realización de las horas extra.
Consejo: Si optas por compensar con descanso, lleva un registro claro de las horas extra realizadas y las compensadas. Si pasan 4 meses sin compensar, el empleado tiene derecho al pago.
¿Qué dice tu convenio? Antes de decidir, revisa el convenio colectivo de tu sector. Muchos convenios regulan de forma específica cómo se compensan las horas extra, el recargo aplicable y los plazos. El convenio prevalece sobre lo que pactes individualmente con el empleado, siempre que sea más favorable para el trabajador.
El registro de horas extra: obligatorio por partida doble
Desde el RD-ley 8/2019, todas las empresas deben registrar la jornada diaria de sus empleados. Pero para las horas extra hay una obligación adicional, anterior incluso a 2019: el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores ya exigía un registro específico de horas extraordinarias.
Esto significa que debes:
- Registrar la jornada completa — Entrada y salida diaria de cada empleado.
- Identificar las horas extra — Saber cuáles de esas horas superan la jornada ordinaria.
- Comunicarlas mensualmente — Al comité de empresa o delegados de personal (si los hay) y al propio trabajador, junto con la nómina.
Qué pasa si no las registras
Sin un registro fiable, si un empleado reclama horas extra no pagadas, la carga de la prueba recae sobre la empresa. Es decir: si no puedes demostrar las horas realmente trabajadas, el juez tenderá a creer al empleado.
Un empleado que reclama horas extra no pagadas puede solicitar las de los últimos 12 meses (plazo de prescripción de la acción). Sin registros que lo contradigan, la empresa puede verse obligada a pagar miles de euros más intereses. Y la Inspección puede abrir expediente sancionador por la falta de registro.
Errores comunes con las horas extra
"Aquí no se hacen horas extra" — Si tus empleados se quedan después de su hora de salida y no lo registras, estás incumpliendo la ley. Las horas extra existen aunque no las llames así.
"Las compensamos de forma informal" — Si un empleado se queda una hora más el martes y sale una hora antes el jueves, está bien. Pero debe quedar registrado. Los acuerdos verbales no valen ante un inspector.
"Son voluntarias, no tengo obligación" — Las horas extra son voluntarias para el empleado (salvo fuerza mayor o pacto en convenio), pero una vez realizadas, la obligación de registrarlas y compensarlas es de la empresa.
"Mi empleado a media jornada hizo horas extra" — Los contratos a tiempo parcial no permiten horas extra. Solo horas complementarias pactadas previamente por escrito, con sus propios límites.
Cómo gestionar las horas extra en una PYME
La clave es tener un sistema de registro horario que calcule automáticamente cuándo un empleado supera su jornada ordinaria. Así no dependes de que nadie te avise ni de cálculos manuales.
Un buen sistema te permite:
- Ver en tiempo real si alguien está superando su jornada
- Calcular automáticamente las horas extra acumuladas por cada empleado
- Generar informes mensuales para la nómina
- Controlar que nadie se acerque al límite de 80 horas anuales
Conclusión
Las horas extra no son el enemigo. Son una herramienta flexible para gestionar picos de trabajo. Pero necesitan registro, compensación y control. Sin eso, lo que parece una solución rápida puede convertirse en un problema caro.
Con Laborario, las horas que superan la jornada ordinaria quedan identificadas automáticamente. Sabes en todo momento cuántas horas extra acumula cada empleado, puedes exportar informes para la nómina y tienes la tranquilidad de que los registros están al día si llega una inspección.